Con la llegada del sistema Verifactu (regulado por el Real Decreto 1007/2023), una nueva era de control y transparencia fiscal se cierne sobre la facturación en España. Este sistema, diseñado para evitar el software de doble uso y garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas, se convertirá en obligatorio para las empresas que vienen utilizando programas de gestión, pero plantea una pregunta crucial para muchos pequeños empresarios y autónomos: ¿puedo seguir usando mi plantilla de Word o Excel?
La Clave está en el SIF «Sistema Informático de Facturación»
La Agencia Tributaria (AEAT) ha aportado luz sobre este tema, y la respuesta no es un simple «sí» o «no», sino que depende de cómo utilices tu procesador de texto u hoja de cálculo.
- ¿Cuándo NO es obligatorio Verifactu? El reglamento NO te afecta si utilizas Excel, Word o programas similares, exclusivamente como un simple sustituto de una máquina de escribir o un talonario manual. Esto incluye:
- Introducir los datos de las facturas manualmente.
- Expedir e imprimir las facturas.
- Conservar la información sin procesarla automáticamente para fines fiscales.
En esencia, si solo rellenas una plantilla y la imprimes o guardas en PDF, sin que el programa realice cálculos o procesos automáticos complejos, puedes seguir utilizándolo (por ahora).
El Riesgo de la Automatización (y las Sanciones)
- ¿Cuándo SÍ que es obligatorio Verifactu? Tu hoja de cálculo o procesador de texto SÍ se considera un «Sistema Informático de Facturación» y, por lo tanto, debe cumplir con Verifactu, si lo utilizas para procesar la información y generar registros contables de forma automática. Esto incluye:
- Usar macros o programación para generar directamente los libros de registro de IVA, IRPF o la contabilidad.
- Utilizar fórmulas o funciones para generar sumatorios complejos o listados de facturas que se emplean para el cumplimiento de obligaciones tributarias.
Si tu archivo está automatizado para gestionar y generar registros fiscales, estás obligado a que cumpla con los requisitos técnicos de Verifactu, que incluyen la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros. El incumplimiento puede acarrear sanciones muy importantes.
Recomendación: Planifica tu Transición
Dada la ambigüedad y el riesgo de interpretación por parte de la AEAT, la recomendación más segura es transicionar a un sistema de facturación certificado.
La AEAT ofrecerá una aplicación básica de facturación gratuita para pequeños empresarios y profesionales. Alternativamente, la oferta de software comercial que cumple con Verifactu (y, en el futuro, con la Factura Electrónica Obligatoria) es amplia. También nosotros te podemos ofrecer el servicio.
Fechas Clave: La obligación de adaptación a Verifactu comienza el 1 de enero de 2026 para sociedades, y el 1 de julio de 2026 para el resto de obligados (autónomos y demás).
No esperes al último momento. Revisa cómo usas tu sistema actual y prepárate para cumplir con la nueva normativa fiscal. ¡Tu tranquilidad vale más que el apego a una vieja plantilla!